İş Seyahatinde Çalışan Güvenliği (Duty of Care) ve KVKK

Kısa cevap: İş seyahatinde çalışan güvenliği de işverenin sorumluluğundadır: İşveren, çalışanının işle ilgili sağlık ve güvenliğini sağlamakla yükümlüdür ve bu yükümlülük yolculuk boyunca sürer. Uygulamada bu; seyahat öncesi risk değerlendirmesi, belge kontrolü, seyahat sırasında çalışana ulaşabilmek ve acil durumda ne yapılacağını bilmek demektir. Aynı süreçte işlenen pasaport, kimlik ve güzergâh bilgileri kişisel veridir ve 6698 sayılı KVKK'ya uygun işlenmelidir. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; şirketinize özgü yükümlülükler için iş güvenliği ve hukuk uzmanınıza danışın.

Özen yükümlülüğü (duty of care) nedir?

İngilizce "duty of care" olarak bilinen kavram, kuruluşun çalışanını öngörülebilir tehlikelere karşı koruma sorumluluğunu anlatır. Türkiye'de 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, işverene çalışanların işle ilgili sağlık ve güvenliğini sağlama yükümlülüğü verir. İş seyahati, işin bir parçası olduğu için bu sorumluluk yolculuk boyunca da sürer.

Uluslararası alanda bu konuda başvurulan rehberlerden biri, Uluslararası Standardizasyon Örgütü'nün (ISO) Eylül 2021'de yayımladığı ISO 31030:2021 standardıdır. Standardın İngilizce adı "Travel risk management — Guidance for organizations", yani kuruluşlar için seyahat risk yönetimi rehberidir. Standart her sektör ve büyüklükteki kuruluşa uygulanabilir; seyahat politikası, risk değerlendirmesi ve riskleri azaltma adımları için bir çerçeve sunar. ISO 31030 bir rehber standarttır, sertifikasyon zorunluluğu getirmez; ama bir kuruluşun seyahat risklerini ne kadar ciddiye aldığını göstermek için iyi bir referanstır.

Seyahat riskleri nelerdir?

Seyahat riski yalnız güvenlik olayları değildir. Planlamada şu başlıkları düşünün:

Sağlık: Hastalık, kaza, kronik rahatsızlıklar, ilaç erişimi, aşı gereksinimleri.
Güvenlik: Bölgesel çatışma, suç, toplumsal olaylar.
Doğal olaylar: Deprem, sel, aşırı hava koşulları.
Ulaşım aksaklıkları: Uçuş iptali, uzun gecikme, grev. Türkiye'deki yolcu hakları için uçuş gecikmesi ve iptalinde yolcu hakları yazımıza bakabilirsiniz.
Belge sorunları: Süresi dolmuş pasaport, eksik vize, giriş şartlarının değişmesi.
Bilgi güvenliği: Kaybolan dizüstü bilgisayar, güvensiz ağlar, cihaz aramaları.

Riskin düzeyi; gidilen yere, çalışanın deneyimine, sağlık durumuna ve seyahatin türüne göre değişir. Aynı şehir, ilk kez yurt dışına çıkan bir çalışan için başka, deneyimli bir saha mühendisi için başka bir risk taşıyabilir.

İş seyahatinde çalışan güvenliği: öncesi, sırası ve sonrası

Seyahat öncesi

Risk değerlendirmesi: Gidilecek yer için güncel durum; riskli ülke ve bölgeler için ek onay ya da yasak kuralı.
Belge kontrolü: Pasaport geçerliliği, vize gerekliliği ve giriş şartları. Vize kuralları ülkeye ve pasaporta göre değişir; her seferinde ilgili ülkenin resmî kaynağından kontrol edin.
Sağlık: Gerekli aşılar, seyahat sağlık sigortası, düzenli kullanılan ilaçlar.
İletişim bilgileri: Çalışanın seyahatteki telefonu, konaklama yeri ve acil durumda aranacak kişi.
Bilgilendirme: Çalışana gideceği yerle ilgili temel bilgiler ve acil durumda kimi arayacağı.

Seyahat sırasında

Kim nerede? Şirket, seyahatteki çalışanların hangi tarihte hangi şehirde olduğunu güvenilir bir kayıttan görebilmelidir.
Ulaşılabilirlik: Bir olay olduğunda çalışana nasıl ulaşılacağı ve çalışanın şirkete nasıl ulaşacağı belli olmalıdır.
Değişiklik yönetimi: Uçuş iptali ya da program değişikliğinde yeni rezervasyonun hızla yapılabilmesi.
Kanal dışı rezervasyon: Şirket kanalı dışında yapılan rezervasyonlar, bir olay anında görünmeyen rezervasyonlardır. Çalışanın kendi aldığı otel ya da bilet varsa bilgisinin şirkete iletilmesini politikaya yazın.

Seyahat sonrası

Olay kaydı: Yaşanan sorunlar not edilir; benzer seyahatler için politika güncellenir.
Geri bildirim: Otel, bölge ya da güzergâhla ilgili güvenlik notları sonraki yolcular için saklanır.

Bir sayfalık acil durum planı

Büyük bir güvenlik programı kurmadan önce bile her şirket bir sayfalık acil durum planı hazırlayabilir. Planın içermesi gerekenler:

Kim sorumlu? Bir olay olduğunda şirket tarafında ilk aranacak kişi ve yedeği; mesai dışı iletişim bilgileri.
Çalışan kimi arar? Seyahatteki çalışanın acil durumda arayacağı numara(lar), seyahat sigortasının yardım hattı ve gerektiğinde ilgili ülkedeki Türkiye temsilciliği.
Seyahattekiler listesi: Bir olay olduğunda o bölgede kimlerin bulunduğunu hızla çıkarmanın yolu.
İletişim sırası: Çalışana ulaşılamazsa sırasıyla kimlerin aranacağı (otel, iş ortağı, acil durum kişisi).
Karar yetkisi: Seyahati kısaltma, güzergâhı değiştirme ya da çalışanı geri getirme kararını kim verir? Bu kararın masrafı nasıl karşılanır?
Kayıt: Olayın, verilen kararların ve yapılan harcamaların kaydı.

Plan kısa ama güncel olmalıdır. İletişim bilgileri değiştikçe güncelleyin ve sık seyahat eden çalışanlarla paylaşın. Planın gerçekten işlediğini görmek için yılda en az bir kez masa başı bir tatbikat yapmak, eksikleri gerçek bir olaydan önce ortaya çıkarır.

Seyahat verileri ve KVKK

Seyahat yönetimi yoğun kişisel veri işler: ad soyad, T.C. kimlik veya pasaport numarası, doğum tarihi, iletişim bilgileri, güzergâh ve konaklama yeri. Bazen sağlık bilgisi (ör. özel ihtiyaçlar) gibi özel nitelikli veriler de işlenir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında dikkat edilecek başlıca noktalar:

Aydınlatma: Çalışan, seyahat için hangi verisinin, hangi amaçla, kimlerle paylaşılacağı konusunda bilgilendirilmelidir.
Amaçla sınırlılık: Pasaport bilgisi bilet ve vize için işlenir; başka amaçla kullanılmamalıdır.
Erişim yetkisi: Seyahat verisini yalnız işi gereği görmesi gerekenler görmelidir. Örneğin yönetici onay için güzergâhı görür, ama pasaport numarasını görmesi gerekmeyebilir.
Özel nitelikli veriler: Sağlıkla ilgili bilgiler daha sıkı korunur; yalnız gerçekten gerektiğinde ve kanunun öngördüğü şartlarla işlenmelidir.
Yurt dışına aktarım: Yurt dışındaki otel ve havayoluna yolcu bilgisi aktarılması, KVKK'nın yurt dışına aktarım hükümlerine tabidir. Kanunun 9. maddesi 7499 sayılı Kanun'la değiştirildi; değişiklik 12 Mart 2024'te Resmî Gazete'de yayımlandı ve 1 Haziran 2024'te yürürlüğe girdi. Yeni düzende standart sözleşme gibi güvencelere yer verildi; standart sözleşmenin imzalanmasından itibaren beş iş günü içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildirilmesi gerekir. Seyahat özelinde hangi aktarım dayanağının uygulanacağını hukuk danışmanınızla birlikte değerlendirin.
Saklama süresi: Seyahat verileri gerektiğinden uzun saklanmamalı; saklama ve imha politikası belirlenmelidir.
Hizmet sağlayıcılar: Seyahat acentesi ve rezervasyon platformlarıyla veri işleme ilişkisi sözleşmede netleştirilmelidir.

Bu başlıklar genel çerçevedir; Kurum kararları ve ikincil düzenlemeler değiştikçe uygulama da değişebilir. Güncel durumu Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun (kvkk.gov.tr) duyurularından takip edin ve hukuk danışmanınıza danışın.

Güvenlik ve veri korumayı politikaya bağlamak

Seyahat politikanızda bu konuların karşılığı genellikle şu maddelerdir:

Riskli ülke ve bölgeler için ek onay veya yasak,
Seyahat sigortası kuralı,
Seyahat sırasında iletişim ve acil durum prosedürü,
Seyahat verisine kimlerin, hangi amaçla erişebileceği,
İş ve tatilin birleştiği seyahatlerde (bleisure) sorumluluğun nasıl paylaşılacağı.

Politika yazımı için iş seyahati politikası rehberimize ve ücretsiz şablonumuza bakabilirsiniz.

Kolay Seyahat kurumsal panel bu konuda ne yapar?

Riskli ülke kuralları: Seyahat politikanızda riskli ülkeler için ek onay ya da engel tanımlayabilirsiniz (seyahat politikaları).
Belge takibi: Pasaport ve vize belgeleri bitiş uyarılarıyla tek yerde tutulur; ülke ülke vize rehberi ve aramadan önce belge kontrolü bulunur (pasaport ve vize takibi).
Kim nerede: Onaylı seyahatler tek listede görünür; kimin hangi tarihte nereye gittiğini seyahat kayıtlarından izlersiniz.
Veri güvenliği: İki adımlı giriş, rolüne göre ekran, denetim kaydı ve çalışanın kendi verisi üzerindeki hakları (güvenlik ve KVKK).

Sık sorulan sorular

Duty of care Türkçede ne demek?

Genellikle "özen yükümlülüğü" ya da "gözetim yükümlülüğü" olarak çevrilir. İşverenin, çalışanını işle ilgili öngörülebilir tehlikelere karşı koruma sorumluluğunu anlatır. Türk hukukundaki karşılığı ve kapsamı için iş hukuku ve İSG uzmanınıza danışın.

ISO 31030 sertifikası almak zorunlu mu?

ISO 31030 bir rehber standarttır ve sertifikasyon için tasarlanmamıştır. Kuruluşlara seyahat risk yönetimi için bir çerçeve sunar.

Çalışanın pasaport bilgisini yöneticisi görebilir mi?

KVKK'nın amaçla sınırlılık ve ölçülülük ilkeleri gereği seyahat verisini yalnız işi gereği ihtiyaç duyanlar görmelidir. Onaycının karar için pasaport numarasına genellikle ihtiyacı yoktur. Rol bazlı erişim bu ayrımı kolaylaştırır.

İş seyahatine eklenen tatil günlerinde işverenin sorumluluğu sürer mi?

Bu konu tartışmalıdır ve somut duruma göre değişir. Kuralı seyahat politikanızda açıkça yazmanızı ve hukuk danışmanınızla değerlendirmenizi öneririz.

Yurt dışındaki otele yolcu bilgisi göndermek KVKK'ya aykırı mı?

Kendiliğinden aykırı değildir; ancak yurt dışına aktarım hükümlerine uygun bir dayanakla yapılması gerekir. KVKK'daki 2024 değişikliğinden sonra uygulanacak yöntemi hukuk danışmanınızla belirleyin.

Seyahat sigortası zorunlu mu?

Bazı ülkeler vize başvurusunda seyahat sağlık sigortası ister; bu, gidilen ülkenin kuralına bağlıdır ve ilgili ülkenin resmî kaynağından kontrol edilmelidir. Şirket açısından ise sigortanın kapsamı ve kimin yaptıracağı seyahat politikasında yazılı olmalıdır. Hangi teminatların gerektiği için sigorta danışmanınıza başvurun.

Kaynaklar

Kapak fotoğrafı: Bingqian Li / Pexels